Quy trình quản lý đơn hàng ngành may dành cho nhân viên quản lý đơn hàng Merchandiser ngành may mặc là rất rộng. Đơn hàng trong ngành may thường sẽ là đơn hàng FOB. Công việc của quản lý đơn hàng sẽ bắt đầu từ khi khách hàng gửi những thông tin cơ bản về mã hàng như tài liệu kỹ thuật, thông số, cấu trúc, rập, các yêu cầu cơ bản về nguyên phụ liệu. Merchandiser sẽ dựa trên những thông tin đó để tính toán chi tiết định mức của tất cả các nguyên phụ liệu. Kiểm tra giá của rất nhiều nhà cung cấp để có được giá tốt nhất cho từng nguyên phụ liệu, qua đó sẽ tính được chi phí cho từng mã hàng. Ngoài ra còn rất nhiều các loại chi phí khác nữa cũng được tính vào mã hàng: như phụ phí, phí cắt may, chỉ, đóng gói – CMPT. Chi phí cho in, cho thêu, các loại test…Đó là những công việc của quản lý đơn hàng trong giai đoạn costing hay tính giá của sản phẩm.
Sau giai đoạn costing, nếu khách hàng đồng ý giá và gửi đơn hàng, Merchandiser sẽ bắt đầu giai đoạn phát triển, quản lý đơn hàng liên hệ với các nhà cung cấp để phát triển các loại vải và phụ liệu do khách hàng yêu cầu, gửi các loại mẫu để khách duyệt. Sau khi khách duyệt sẽ đặt nguyên phụ liệu cho sản xuất dựa trên số lượng đơn hàng mà khách đặt. Sau đó quản lý đơn hàng sẽ phải theo dõi tình hình nguyên phụ liệu nhập về kịp thời, đúng và đủ số lượng cho sản xuất đại trà.
Bên cạnh việc phát triển vải và nguyên phụ liệu, nhà máy đồng thời cũng phải may các loại mẫu theo yêu cầu để khách hàng duyệt. Sau khi các loại mẫu được duyệt, sản xuất may công nghiệp sau này sẽ là copy số lượng lớn từ mẫu đã duyệt.
Khi mẫu đã duyệt, nguyên phụ liệu đã về đồng bộ đến nhà máy. Quản lý đơn hàng sẽ sắp xếp kế hoạch để QA/QC kiểm tra chất lượng vải và nguyên phụ liệu, nếu số lượng và chất lượng nguyên phụ liệu có vấn đề, merchandiser sẽ là người liên hệ với các bên liên quan để giải quyết. Quản lý đơn hàng sẽ lập kế hoạch sản xuất chi tiết để các bộ phận khác bám theo kế hoạch đó mà sản xuất sao cho đảm bảo chất lượng và đúng tiến độ.
Trong quá trình sản xuất may công nghiệp, thông thường sẽ phát sinh rất nhiều vấn đề, khi đó merchandiser sẽ là người làm việc với các bên liên quan để xử lý tình huống nhanh nhất và đảm bảo chất lượng, cũng như tiến độ của mã hàng.
Quy trình quản lý đơn hàng ngành may sẽ tiếp tục cho đến tận khi xuất hàng và các thủ tục hậu xuất hàng.
(nếu bạn cần file excel bài giảng, bạn kéo xuống dưới cùng bài viết và comment để lại địa chỉ email)
Xem thêm các khóa học ngành may:
- KHÓA ĐÀO TẠO KỸ NĂNG, KINH NGHIỆM NGHỀ QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG NGÀNH MAY. Xem chi tiết TẠI ĐÂY
- KHÓA ĐÀO TẠO KỸ NĂNG KINH NGHIỆM QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG QA/QC NGÀNH MAY. Xem chi tiết TẠI ĐÂY
- KHÓA ĐÀO TẠO TIẾNG ANH GIAO TIẾP VÀ TIẾNG ANH CHUYÊN NGÀNH MAY. Xem chi tiết TẠI ĐÂY
Hoặc bạn có thể liên hệ với mình để biết thêm chi tiết, ZALO: 0977. 298. 488
| Development | Techpack | Received information from Foreign office | Nhận thông tin từ Văn phòng nước ngoài |
| Phát triển mẫu | Tài liệu kỹ thuật | (Artwork, Material list, Measurement, Emb, Printing, Comment, E-pattern, reference spl…) | Hình ảnh mô tả sp, danh sách nguyên phụ liệu, thông số, thêu, in, nhận xét, mẫu rập, mẫu tham khảo… |
| Make full-techpack (double-check documents from Foreign office) (In Vietnamese) | Làm bản tài liệu kỹ thuật đầy đủ bằng tiếng Việt (kiểm tra lại thông tin nhận từ Văn phòng nước ngoài) | ||
| Print out techpack, send to CAD team for checking | In tài liệu kỹ thuật ra giấy, chuyển cho phòng thiết kế mẫu rập để kiểm tra | ||
| Update techpack (if any), send to sample room/ factory | Bổ sung tài liệu kỹ thuật (nếu có), chuyển cho phòng mẫu hoặc nhà máy gia công | ||
| (Techpack includes emb/print instruction and sent to emb/print factory) | Bộ tài liệu kỹ thuật cũng bao gồm: Hướng dẫn thêu, in và gửi cho đơn vị thêu/in) | ||
| Sample | Technique instruction | Hướng dẫn kỹ thuật | |
| Mẫu | Material preparation & follow-up | Chuẩn bị nguyên phụ liệu và theo dõi | |
| Sample schedule follow-up | Kế hoạch may mẫu và theo dõi | ||
| Sample inspection & report | Kiểm mẫu và báo cáo | ||
| Costing: CMPT, Emb, printing, washing, material costing, consumption.. | Tính giá: Giá CMPT, giá thêu, giá in, giá giặt, giá nguyên phụ liệu, định mức… | ||
| Sample + costing sending | Gửi mẫu + báo giá cho khách | ||
| Follow buyer’s comment | Theo dõi nhận xét của khách hàng | ||
| Bulk production | Techpack | Send final techpack (with comments) by email + Ref sample to factories | Gửi tài liệu kỹ thuật cập nhật nhất (cùng với nhận xét của khách hàng) bằng email + mẫu tham khảo tới nhà máy gia công |
| Hàng sản xuất | Tài liệu kỹ thuật | Print 2 sets of techpack: 1 for factory & 1 for QC | In 2 bản tài liệu kỹ thuật: 1 cho nhà máy gia công & 1 cho QC văn phòng |
| Print 2 sets of emb instruction: 1 for emb/print factory & 1 for cutting department | In 2 bản hướng dẫn thêu: 1 cho nhà thêu và 1 cho bộ phận cắt | ||
| Follow PP sample, checking & confirm for bulk production | Theo dõi việc may mẫu PP, kiểm tra và xác nhận cho hàng sản xuất đại trà | ||
| Materials | Order local materials | Đặt nguyên phụ liệu trong nước | |
| Nguyên phụ liệu | Follow material shipping schedule | Theo dõi kế hoạch nhận nguyên phụ liệu | |
| Send shipping document to factory (imp-exp department & material department) | Gửi chứng từ nhận hàng đến nhà máy gia công (cho bộ phận xuất nhập khẩu và kho quản lý nguyên phụ liệu) | ||
| Make balance sheet of materials | Lập bảng cân đối nguyên phụ liệu | ||
| Follow remained & missing qty to ensure for production | Theo dõi lượng nguyên phụ liệu thừa-thiếu để đảm bảo cho sản xuất đại trà | ||
| Solve material quality’s issues. | Giải quyết các vấn đề về chất lượng nguyên phụ liệu | ||
| Planning | Follow production planning to ensure production & shipping schedule | Theo dõi kế hoạch sản xuất để đảm bảo tiến độ sản xuất và kế hoạch xuất hàng | |
| Kế hoạch | (Including plan of emb/print/washing factory) | (Kế hoạch bao gồm cho cả công đoạn thêu/in/giặt) | |
| Coordinate with sub-factory about detail schedule | Phối hợp với nhà máy gia công về kế hoạch chi tiết | ||
| Fllow inspection | Booking and follow inline inspection | Đặt lịch và theo dõi kiểm hàng trên chuyền | |
| Theo dõi kiểm hàng | Booking and follow final inspection | Đặt lịch và theo dõi kiểm Kiểm xuất | |
| Shipping | Work with factory about shipping plan | Làm việc với nhà máy gia công về kế hoạch xuất hàng | |
| Xuất hàng | Make packing list (if need) & calculate volume of shipment | Lập list xuất (nếu cần thiết) và tính toán khối lượng hàng xuất | |
| Vessel booking | Đặt tàu | ||
| Send shipping instruction to factory | Gửi hướng dẫn xuất hàng cho nhà máy gia công | ||
| Prepare packing list/ invoice & send to forwarder | Chuẩn bị list xuất/ chứng từ và gửi cho đại lý giao nhận | ||
| Receive Draft Bill from forwarder, send to factory to make CO (Certificate of origin) | Nhận Bill nháp từ đại lý giao nhận, gửi cho nhà máy gia công để làm chứng nhận xuất xứ | ||
| Send Draft Bill, CO, invoice, packing list to Foreign office to inform buyer | Gửi Bill nháp, chứng nhận xuất xứ, chứng từ, list xuất cho Văn phòng nước ngoài để thông báo cho khách hàng | ||
| Send original document to Foreign office | Gửi chứng từ gốc sang Văn phòng nước ngoài |