Cách viết email tiếng Anh – những lưu ý khi viết email tiếng Anh chuyên ngành may:
| 1. Quan trọng nhất là hiểu ý trong email thì mới check và rep chính xác được nên phải đọc kỹ, đừng vội vàng kể cả là email well noted, well recved |
| 2. Khi mail mình phải xác định và nhắm đến và mong muốn người nhận sẽ rep mình như nào nên hãy trình bày rõ ràng, dễ hiểu, có suggest là tốt nhất. |
| 3. Khi khách gửi update TP, phải tải TP mới xuống, kiểm tra xem TP update phần nào, đã update đúng như khách nói không |
| 4. Nếu là Email gửi Fit/PP/AW cmt phải đọc hiểu những cmt đó, rồi xác định từng nội dung cmt sẽ thay đổi liên quan đến bộ phận nào thì fw thông tin và remind ngay lập tức đến bộ phận đó: Như định mức vải cho fab/ thay đổi trims cho đội trims, fw cho cad revise pttn, fw cho Linda kiểm mẫu kế |
| 5. Soạn xong email nhớ phải check lỗi chính tả trước khi send |
| 6. Nên dùng đại từ We thay vì dùng I/Me vì We mang tính chất đại diện cho tổ chức, I/Me mang tính chất cá nhân |
| 7. Phần trình bày: nên đánh số, liệt kê khi nói đến nhiều nội dung, ưu tiên kẻ bảng so sánh, ưu tiên add hình ảnh mình họa…miễn sao dễ hiểu nhất là được, tiếng Anh không phải tiếng mẹ đẻ của mình nên thay vì nói, mình liệt kê, kẻ bảng so sánh, note, so sánh bằng hình ảnh thì không cần nói cũng hiểu |
| 8. Hạn chế tối thiểu say sorry, dùng thanks nhiều là tốt. Email sẽ CC đến sếp và các bộ phận khác, đôi khi họ chỉ lướt qua mà email nào cũng thấy mình sorry nghĩa là mình toàn lỗi, nếu email nhiều thanks thì sẽ thấy lịch sự rồi. |
| 9. Nhớ câu “put yourself on other shoes”, nghĩa là hãy đặt mình vào hoàn cảnh của người nhận mail, họ cần hiểu thông tin mình muốn truyền đạt… |
| 10. Gửi/trả lời mail phải cùng subject, chain |
| 11. Ưu tiên trả lời những mail gấp, tuyệt đối không bỏ sót email, thông thường deal line rep. mail không được quá 24h. |
| 12. Khi trả lời email ưu tiên add hình ảnh/ kẻ bảng, sơ đồ, đồ thị… cho rõ ràng |
| 13. Người gửi hỏi bao nhiêu vấn đề cần trả lời hết từng ý của họ và phải trả lời hết ý, một nửa câu trả lời không phải là câu trả lời hoàn chỉnh |
| 14. Trong trường hợp người gửi email hỏi nhiều vấn đề, cùng 1 lúc chưa thể kiểm tra và trả lời hết trong 1 email thì cần trả lời những ý gấp trước, những ý cần thời gian kiểm tra hẹn trả lời sau |
| 15. Cấn suy nghĩ trước khi viết email, tránh việc nói hớ sẽ bị người nhận dựa trên thông tin hớ đó và phản hồi lại bạn |
| 16. Ngay sau khi gửi email mà phát hiện ra có lỗi, hãy thu hồi email bằng công cụ “Recall” |
| 17. Khi viết tiêu đề email phải theo quy định, đảm bảo đủ thông tin và đảm bảo sau này có thể tìm kiếm lại đc email dễ dàng |
| 18. Nên tạo chữ ký tự động, chữ ký không nên quá dài, có thể tách riêng chữ ký cho email mới, trả lời, chuyển tiếp email |
| 19. Tránh lạm dụng việc chèn icon cảm xúc vào email, đặc biệt là những email có tính chất quan trọng và CC đến nhiều người, nhiều phòng ban, các cấp quản lý |
| 20. CC có nghĩa là Carbon Copy: gửi bản sao email đến nhiều người khác, những người trong danh sách CC sẽ xem được email được gửi đến những ai |
| 21. BCC có nghĩa là Blind Carbon Copy: gửi bản sao email đến nhiều người khác, nhưng những người nằm trong danh sách BCC sẽ không xem được email này được gửi đến những ai |
| 22. Lưu ý dung lượng file đính kèm, với gmail chỉ cho phép đính kèm file dưới 10MB, với outlook chỉ cho phép đính kèm file dưới 20MB, khi email càng dài thì sẽ càng nặng, nếu kiểm tra dung lượng email gần vượt quá quy định cho phép thì nên tạo email chain mới |
| 23. Nên tạo và thiết lập tự động folder cho từng người hay gửi email cho bạn để việc kiểm soát email được dễ dàng hơn. |
| Dùng đa dạng những câu cảm ơn phù hợp với tình huống trong email tiếng Anh chuyên ngành may sẽ khiến email của bạn không bị lặp lại | ||
| 1 | Thanks for your checking | Cảm ơn vì bạn đã kiểm tra |
| 2 | Thanks so much for your support | Cảm ơn vì sự hỗ trợ của bạn |
| 3 | Thank you for all your effort | Cảm ơn vì nỗ nực của bạn |
| 4 | Thanks for your feedback | Cảm ơn vì phản hồi của bạn |
| 5 | Thanks for your quick arrangement | Cảm ơn vì bạn đã sắp xếp, thu xếp nhanh chóng |
| 6 | Thanks for your cooperation | Cảm ơn vì sự hợp tác của bạn |
| 7 | Thank you for sending | Cảm ơn vì bạn đã gửi |
| 8 | Really appreciated for your help | Thực sự cảm kích vì sự giúp đỡ của bạn |
| 9 | Thank you for your update | Cảm ơn vì bạn đã cập nhật thông tin |
| 10 | Thanks for heads-up | Cảm ơn vì bạn đã thông báo |
| 11 | Thanks for following up | Cảm ơn vì bạn đã theo dõi |
| Dùng đa dạng những câu xin lỗi phù hợp với tình huống trong email tiếng Anh chuyên ngành may | ||
| 1 | Sorry to step in | Xin lỗi vì đã chen ngang |
| 2 | Sorry for the delay | Xin lỗi vì sự chậm trễ |
| 3 | Sorry for late response /rɪˈspɑːns/ | Xin lỗi vì trả lời muộn |
| 4 | sorry, it’s my fault | Xin lỗi, đó là lỗi của tôi |
| 5 | sorry to 2nd email | Xin lỗi vì gửi email lần thứ 2 |
| 6 | sorry to multiple /ˈmʌl.tə.pəl/ email | Xin lỗi vì gửi nhiều email (nếu cùng một chủ đề) |
| 7 | sorry since my confused | Xin lỗi vì sự nhầm lẫn của tôi |
| Những cụm từ thường dùng trong email tiếng Anh chuyên ngành may | ||
| 1 | Let us check and get back to you | Chúng tôi sẽ kiểm tra và thông báo lại cho bạn |
| 2 | Please keep us updated tomorrow without fail | Vui lòng cập nhật thông tin cho chúng tôi vào ngày mai và không được nhỡ |
| 3 | Hope to hear from you by next Monday | Hy vọng nhận thân tin từ bạn vào thứ 2 tuần tới |
| 4 | Please advise back/ return | Vui lòng phản hồi |
| 5 | please confirm upon receipt | Vui lòng xác nhận khi bạn nhận được |
| 6 | Will keep you posted | Sẽ báo cho bạn biết sau |
| 7 | will let you know | Sẽ báo cho bạn biết sau |
| 8 | We will get back to you shortly | Sẽ phản hồi lại bạn sớm |
| 9 | please keep us informed | Vui lòng báo cho chúng tôi biết |
| 10 | well noted with thanks | Đã nhận thông tin và cảm ơn |
| 11 | well rcved with thanks | Đã nhận và cảm ơn |
| 12 | Please proceed accordingly | Vui lòng tiến hành (theo như đã xác nhận) |
| 13 | That’s great news. | Đó thật là một thông tin tốt |
| Những từ để nối câu trong emai tiếng Anh chuyên ngành may sẽ khiến các câu văn, các đoạn văn trong email của bạn liền mạch, liên kết với nhau hơn | ||
| 1 | Hence | Kể từ đây |
| 2 | Further | hơn nữa |
| 3 | Moreover | Thêm vào đó |
| 4 | beside | Bên cạnh đó |
| 5 | one more thing | Thêm 1 điều nữa |
| 6 | In addition | Thêm vào |
| 7 | anyway | Dù sao thì |
| 8 | by the way | Nhân tiện |
| 9 | in order to | Để |
| 10 | as long as | Miễn là |
| 11 | a soon as possible/as soon as ready | Sớm nhất có thể/ ngay khi có sẵn |
| 12 | Regarding | Thảo luận về |
| 13 | disregard | Bỏ qua |
| 14 | ignore | Bỏ qua |
| 15 | otherwise | Nếu không thì |
| 16 | Extend delivery | Lùi ngày xuất |
| 17 | review = checking | Kiểm tra |
| 18 | tracking | Theo dõi/ truy lùng |
| 19 | revisit | Xem lại |
| 20 | Relooked at | Xem lại |
| 21 | per called/ as called just now | Theo như cuộc gọi vừa rồi |
| 22 | per separate discussed/ as discussed | Như đã thảo luận riêng |
| 23 | Strong reminder/friendly reminder | Nhắc nhở nặng/ nhắc nhở nhẹ |
| 24 | Would like to… | Muốn (mang nghĩa trang trọng) |
| 25 | thus/therefore/ so that | Vì thế |
| 26 | It seems | Nó dường như |
| 27 | Exceptionally | Ngoại lệ |
| 28 | Attached please find | Vui lòng tìm ở file đính kèm |
| 29 | Further looking into this issue | Xem lại vấn đề một lần nữa |
| 30 | however | Tuy nhiên |
| 31 | Hold on | Tạm dừng |
| 32 | Standby | Chờ đợi |
| 33 | Back and forth email | Viết thư qua lại rất nhiều lần (đôi co) |
| 34 | Recall email | Thu hồi email |
| 35 | Email chain/ email subject | Chủ đề email |
Xem thêm các khóa học ngành may:
- KHÓA ĐÀO TẠO KỸ NĂNG, KINH NGHIỆM NGHỀ QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG NGÀNH MAY. Xem chi tiết TẠI ĐÂY
- KHÓA ĐÀO TẠO KỸ NĂNG KINH NGHIỆM QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG QA/QC NGÀNH MAY. Xem chi tiết TẠI ĐÂY
- KHÓA ĐÀO TẠO TIẾNG ANH GIAO TIẾP VÀ TIẾNG ANH CHUYÊN NGÀNH MAY. Xem chi tiết TẠI ĐÂY